Absensi dan catatan kehadiran

Catat jam masuk dan keluar, lalu tinjau kehadiran tim dari satu tempat.

Untuk: Pemilik, manajer, dan anggota tim
Tersedia di: Aplikasi Kasera dan dashboard web

Cara kerja absensi

Fitur absensi menyimpan waktu kehadiran anggota tim untuk membantu pengelola memahami kedatangan, kepulangan, dan sesi kerja. Anggota tim hanya mencatat kehadiran untuk akun sendiri, sedangkan pengelola dapat meninjau ringkasan sesuai aksesnya. Kasir turut muncul pada roster dan ringkasan absensi, sejalan dengan kemampuan kasir mencatat kehadiran lewat POS.

Mengaktifkan absensi

Absensi diatur per bisnis. Pemilik dapat menyalakan atau mematikan fitur kehadiran dari pengaturan, termasuk langsung dari aplikasi Kasera. Saat aktif, anggota tim melihat menu kehadiran untuk mencatat jam masuk dan keluar. Saat dimatikan, menu tersebut tidak ditampilkan dan kehadiran tidak dicatat.

Mencatat kehadiran

1. Masuk ke aplikasi dengan akun sendiri.
2. Buka menu absensi atau kehadiran.
3. Pilih masuk saat mulai bekerja.
4. Periksa status sesi yang sedang berjalan.
5. Pilih keluar saat jam kerja berakhir.

Meninjau catatan tim

• Filter catatan berdasarkan tanggal atau anggota tim.
• Gunakan tampilan harian atau bulanan, atau tentukan rentang tanggal sendiri untuk periode yang lebih panjang.
• Periksa sesi yang belum memiliki waktu keluar.
• Bandingkan catatan dengan jadwal kerja ketika menangani selisih.
• Gunakan catatan sebagai informasi operasional, bukan pengganti kebijakan ketenagakerjaan bisnis.

Lembur dan detail ketidakhadiran

Catatan absensi turut menghitung lembur dan mencatat detail ketidakhadiran, bukan hanya jam masuk dan keluar.

• Setiap sesi kehadiran dibandingkan dengan jam kerja terjadwal anggota tim untuk menghitung menit lembur.
• Sesi tertentu dapat dikecualikan dari perhitungan lembur, lengkap dengan alasan pengecualiannya.
• Hari tanpa kehadiran menampilkan alasan ketidakhadiran, misalnya cuti tahunan, cuti pribadi, sakit, atau alasan lain yang tercatat pada pengajuan cuti.

Laporan penggajian bulanan

Pemilik dan manajer dapat mengunduh laporan penggajian bulanan berisi ringkasan kehadiran, lembur, dan gaji pokok tiap anggota tim, dalam satu berkas xlsx.

1. Buka laporan penggajian dari menu Absensi.
2. Pilih bulan yang ingin diunduh dan, jika diperlukan, satu anggota tim tertentu.
3. Unduh berkas laporan untuk digunakan sebagai dasar penggajian.

Laporan selalu dihitung per satu bulan kalender, bukan rentang tanggal bebas, karena potongan hari tidak masuk dan lembur dihitung proporsional terhadap gaji pokok bulanan.

Riwayat tetap sama setelah pengaturan berubah

Laporan absensi dan penggajian bulan yang sudah lewat tidak berubah ketika pengaturan diubah hari ini:

• Jam kerja dan jam operasional berlaku mulai hari disimpan. Hari-hari sebelumnya tetap dinilai dengan jadwal lama. Lihat Jam kerja, roster, dan cuti.
• Toleransi keterlambatan dan batas minimal lembur berlaku mulai hari diubah, sehingga mengetatkan toleransi tidak menambah keterlambatan pada bulan yang sudah ditutup.
• Gaji pokok dan dasar perhitungan gaji berlaku mulai bulan perubahan dibuat. Mengunduh ulang laporan bulan lalu menghasilkan angka yang sama.
• Hari tutup yang sudah lewat tidak dapat diubah atau dihapus, sehingga hari libur yang sudah terjadi tidak berubah menjadi hari kerja dan tidak membuat anggota tim tercatat Absen.

Anggota tim yang sudah keluar, atau yang perannya berubah sehingga tidak lagi masuk roster, tetap tampil pada periode yang sudah lewat saat mereka masih bekerja, dengan label Tidak lagi di tim. Mereka tidak tercatat Absen setelah tanggal keluar, dan catatan baru tidak dapat ditambahkan untuk mereka. Anggota tim yang bergabung di tengah bulan hanya dihitung sejak tanggal bergabung.

ℹ️ Gaji pokok bersifat opsional

Laporan penggajian menghitung estimasi gaji hanya jika gaji pokok anggota tim sudah diisi. Tanpa gaji pokok, laporan tetap menampilkan ringkasan kehadiran dan lembur tanpa angka gaji.

Verifikasi lokasi saat mencatat kehadiran

Bisnis yang mengaktifkan Verifikasi lokasi pada pengaturan kehadiran memeriksa posisi anggota tim saat mencatat masuk atau keluar, dibandingkan dengan lokasi usaha dan Jarak yang diizinkan.

• Lokasi perangkat wajib. Absen masuk atau pulang tanpa lokasi perangkat ditolak. Di aplikasi Kasera, izinkan lokasi akurat untuk aplikasi. Di dashboard web, izinkan lokasi untuk situs lewat ikon di samping kolom alamat browser, lalu coba lagi.
• Absen di luar area tetap tersimpan. Catatan yang dibuat di luar area kerja, dengan sinyal lemah, atau dari browser tidak ditolak, tetapi diberi tanda agar pengelola dapat meninjaunya. Anggota tim melihat pemberitahuan bahwa pemilik akan melihat tandanya.
• Akurasi lokasi ikut diperhitungkan. Absen hanya ditandai di luar area bila lokasinya tetap di luar jarak yang diizinkan setelah akurasi bacaan diperhitungkan.

Tanda yang tampil pada tampilan harian pengelola, riwayat absensi anggota tim, dan kolom Catatan pada laporan bulanan:

Entri manual dan koreksi oleh pemilik tidak memerlukan lokasi perangkat.

Mengatur titik lokasi usaha

Pilih Gunakan lokasi saat ini atau Pilih di peta untuk menentukan titik yang dipakai sebagai pusat area. Di dashboard web, Gunakan lokasi saat ini menunggu bacaan lokasi yang cukup akurat (±20 m atau lebih baik) dan menampilkan titiknya untuk dikonfirmasi sebelum disimpan. Lokasi dari komputer sering kurang akurat; bila ditolak, atur titik lewat aplikasi Kasera di ponsel sambil berdiri di depan pintu masuk, atau pilih titik di peta.

ℹ️ Ketersediaan berdasarkan paket

Absensi dapat memerlukan paket atau konfigurasi tertentu. Jika menu tidak terlihat, periksa paket, status aktif fitur, dan peran akun.

Lanjutkan membaca

• Menambah dan mengelola anggota tim
• Jam kerja, roster, dan cuti
• Komisi stylist dan terapis

Tidak menemukan jawaban yang dicari? Hubungi halo@kasera.id atau tim Kasera melalui WhatsApp (opens in a new tab).