Deposit, konfirmasi, dan WhatsApp

Gunakan pembayaran awal dan komunikasi otomatis untuk memperjelas komitmen booking.

Untuk: Pemilik dan manajer
Tersedia di: Dashboard, portal booking, dan WhatsApp

Cara kerja deposit booking

Bisnis dapat meminta pembayaran awal untuk booking yang memenuhi aturan deposit. Kasera menampilkan jumlah yang harus dibayar dan baru memperlakukan booking sebagai terkonfirmasi setelah hasil pembayaran diterima.

Deposit bisa diatur sebagai persentase dari total layanan atau sebagai jumlah rupiah tetap, sesuai kebijakan bisnis. Pada mode jumlah tetap, deposit tidak pernah melebihi total layanan, sehingga layanan yang lebih murah tidak diminta deposit lebih besar dari harganya.

Ketika pelanggan datang, deposit yang tercatat diperhitungkan pada checkout sehingga pelanggan hanya membayar sisa yang berlaku.

Bila deposit diatur 100%, pelanggan sebenarnya membayar penuh di muka. Halaman booking, pesan konfirmasi, dan Asisten Booking WhatsApp menyebutnya sebagai pembayaran penuh, bukan deposit, dan konfirmasi yang terkirim adalah versi lunas.

Di bagian deposit, atur juga Refund bila pelanggan membatalkan: berapa persen deposit yang kembali bila pelanggan membatalkan pada batas waktu tertentu. Aturan pembatalan dan jadwal ulang oleh pelanggan, termasuk lokasi tanpa deposit, dijelaskan di Pembatalan dan jadwal ulang.

Melunasi sisa tagihan sebelum kunjungan

Pelanggan dapat melunasi sisa tagihan booking lebih awal, tanpa menunggu sampai di kasir. Pesan pengingat WhatsApp dan email menyertakan tautan ke halaman kelola booking, dan di halaman itu pelanggan melihat kartu Lunasi sisa tagihan berisi jumlah yang sudah dibayar, biaya booking bila berlaku, dan jumlah yang dibayar sekarang.

Pelanggan membuka tautan dari pengingat.
Pelanggan memilih metode pembayaran: QRIS, kartu, atau Virtual Account, sesuai metode online yang diterima bisnis.
Setelah pembayaran diterima, booking tercatat lunas. Di kasir, jumlah yang sudah dibayar diperhitungkan sehingga booking tersebut tertagih Rp0, dan struk menampilkannya sebagai sudah dibayar.

Pelanggan tetap bisa memilih membayar di tempat saat kunjungan. Tombol pelunasan tidak ditawarkan jika:

Bisnis belum menerima pembayaran online lewat Kasera Pay atau pengaturan pencairannya belum lengkap.
Booking berisi layanan yang harganya ditentukan di kasir.
Booking sedang dibayar di kasir, sudah lunas, dibatalkan, atau ditandai tidak hadir.
Deposit booking masih menunggu pembayaran.

Pesan WhatsApp otomatis: jenis dan waktunya

Setiap jenis pesan punya pemicu dan pengaturannya sendiri di Pengaturan → Notifikasi:

Pesan	Kapan terkirim
Konfirmasi booking	Segera setelah booking berhasil dibuat (atau setelah deposit dibayar, untuk booking berdeposit)
Pengingat H-1	24 jam sebelum waktu appointment
Pengingat 3 jam	3 jam sebelum waktu appointment
Perubahan atau pembatalan oleh bisnis	Saat appointment diubah atau dibatalkan dari sisi bisnis, termasuk pembatalan akibat perubahan jam operasional
Struk pembayaran	Setelah transaksi selesai di kasir
Kode login (OTP)	Saat pelanggan atau staf login dengan nomor WhatsApp — tidak memakai kuota pesan

Catatan tentang nilai bawaan: akun baru memulai dengan hanya pengingat 3 jam yang aktif di kanal WhatsApp; jenis pesan lainnya menyala setelah diaktifkan sendiri, karena setiap pesan memakai kuota. Pesan pengingat menyertakan detail layanan, waktu, dan alamat, plus tautan bagi pelanggan untuk melihat atau mengelola booking-nya. Status konfirmasi dan reschedule pelanggan terlihat di dashboard.

Bahasa pesan

Secara bawaan semua pesan pelanggan terkirim dalam Bahasa Indonesia. Jika pengaturan pilihan bahasa pelanggan diaktifkan, pelanggan memilih bahasa notifikasinya (Indonesia atau Inggris) saat booking; pilihan itu tersimpan di profil pelanggan, bisa diubah dari halaman klien, dan dipakai untuk semua pesan WhatsApp dan email berikutnya ke pelanggan tersebut.

Kuota dan kredit WhatsApp

Ada dua sumber saldo, dipakai berurutan:

Kuota bulanan paket — 25 pesan (Starter), 100 pesan (Professional), atau 250 pesan (Flagship). Terisi ulang penuh setiap tanggal tagihan; sisa kuota tidak dibawa ke bulan berikutnya.
Kredit tambahan — dibeli dari Pengaturan → WhatsApp seharga flat Rp 500 per pesan, jumlah bebas mulai dari 1 kredit, dibayar lewat QRIS, dan tidak pernah kedaluwarsa. Kredit baru terpakai setelah kuota bulanan habis.

Aturan pemakaiannya:

Hanya pesan yang benar-benar terkirim yang memakai saldo. Pesan yang gagal terkirim dikembalikan otomatis.
Pesan yang tidak ditagih Meta — misalnya balasan dalam jendela layanan 24 jam setelah pelanggan lebih dulu mengirim pesan — juga dikembalikan otomatis. Percakapan Asisten Booking WhatsApp masuk kategori ini.
Kode login (OTP) selalu gratis dan tidak mengurangi kuota.
Setelah saldo habis, pesan pelanggan tidak terkirim sampai kredit ditambah, jadi jaga saldo tetap cukup agar konfirmasi, pengingat, dan struk tidak terputus.

Peringatan saldo menipis

Saldo dianggap menipis saat sisa pesan tinggal seperlima dari kuota bulanan paket, atau 80% sudah terpakai. Misalnya 5 pesan tersisa pada kuota 25, atau 20 pesan tersisa pada kuota 100. Sisa pesan dihitung dari kuota bulanan ditambah kredit tambahan.

Email ke pemilik dan notifikasi aplikasi ke pemilik dan manajer lokasi tersebut terkirim sekali per siklus saat saldo menipis, dan lagi saat saldo habis. Stylist dan staf lain tidak menerimanya.
Banner di dashboard web tampil untuk pemilik atau admin lokasi aktif: kuning saat saldo menipis, merah saat pesan sudah berhenti terkirim, lengkap dengan tombol Isi ulang. Banner kuning dapat ditutup untuk kunjungan itu; banner merah tetap tampil sampai kredit ditambah.
Banner di beranda aplikasi Kasera tampil untuk pemilik dengan sisa pesan. Ketuk banner untuk membuka layar isi ulang kredit.

Sisa kuota dan riwayat pemakaian bisa dipantau dari pengaturan WhatsApp.

Praktik yang disarankan

Pastikan nomor pelanggan memakai kode negara yang benar.
Tampilkan kebijakan pembatalan dan deposit sebelum pembayaran.
Jangan membuat booking kedua ketika pembayaran masih dalam proses; periksa status booking terlebih dahulu.
Gunakan detail appointment untuk memastikan pesan terakhir berhasil dikirim atau perlu tindak lanjut manual.

ℹ️ Pesan menggunakan template resmi

Pesan otomatis dikirim melalui template WhatsApp yang disetujui Meta. Teks template tidak bisa diubah bebas; yang bisa diatur adalah jenis pesan yang aktif, waktu pengingat, dan bahasa per pelanggan. Waktu pengiriman juga dapat dibatasi oleh aturan WhatsApp.

Lanjutkan membaca

Tidak menemukan jawaban yang dicari? Hubungi halo@kasera.id atau tim Kasera melalui WhatsApp (opens in a new tab).

Mengelola appointment dan walk-in Pembatalan dan jadwal ulang