Struk, riwayat transaksi, dan refund
Kirim atau cetak ulang struk, temukan transaksi, dan tangani refund yang memenuhi syarat.
Untuk: Pemilik, manajer, dan kasir
Tersedia di: Dashboard web dan aplikasi Kasera
Struk pelanggan
Setelah checkout, Kasera membentuk struk dari detail order yang tersimpan. Struk dapat ditampilkan, dibagikan melalui kanal yang didukung, atau dicetak pada printer thermal yang kompatibel dari aplikasi Kasera, baik yang terhubung lewat Bluetooth maupun printer jaringan Wi-Fi/LAN yang berada di jaringan yang sama dengan perangkat.
- Nama bisnis dan informasi transaksi
- Logo, alamat, telepon, akun Instagram, dan situs web bisnis pada struk cetak — masing-masing hanya tampil bila sudah diisi pada profil bisnis. Alamat mengikuti pengaturan tampilkan alamat lengkap; bila disembunyikan, struk hanya menampilkan kota dan provinsi.
- Layanan, produk, jumlah, dan staf yang terkait
- Subtotal, diskon per item dan diskon transaksi (tampil terpisah bila keduanya digunakan), deposit, pembayaran, dan total
- Pajak, pada lokasi yang mengaktifkannya, tampil sebagai baris tersendiri terpisah dari subtotal — lihat Pajak transaksi
- Metode pembayaran dan waktu transaksi
Mengirim struk lewat WhatsApp
Jika pelanggan memiliki nomor tersimpan, struk dapat dikirim ke WhatsApp dengan dua cara:
- Kirim via Kasera: Kasera mengirim struk dari nomor WhatsApp bisnis. Cara ini memakai satu kredit pesan WhatsApp.
- Kirim via WhatsApp sendiri: Kasera membuka aplikasi WhatsApp di perangkat dengan isi struk yang sudah disiapkan, lalu pesan dikirim dari nomor pribadi. Cara ini tidak memakai kredit.
Pada detail transaksi, kedua pilihan tersedia sehingga tim bisa memilih cara pengiriman.
Pada layar POS setelah pembayaran, pilihan kirim via WhatsApp sendiri muncul sebagai cadangan, yaitu saat notifikasi struk WhatsApp bisnis dimatikan atau kredit sudah habis. Dengan begitu struk tetap dapat dikirim tanpa memakai kredit ketika pengiriman otomatis tidak berjalan.
Bukti Pembayaran (PDF) untuk pelanggan
Setiap transaksi yang sudah dibayar, baik walk-in maupun checkout booking, memiliki dokumen PDF berjudul Bukti Pembayaran yang dapat disimpan, dicetak, atau diteruskan pelanggan. Isinya sama dengan struk email: detail dan logo bisnis, nomor dan tanggal transaksi, staf, item beserta setiap potongan, diskon, pajak, biaya layanan, deposit, total, metode pembayaran, dan poin loyalti. Bahasa dokumen mengikuti bahasa struk pelanggan.
- Struk email: PDF dilampirkan pada struk POS dan pada email konfirmasi setelah kunjungan, begitu booking sudah memiliki transaksi.
- Kirim via WhatsApp sendiri: pesan yang disiapkan menyertakan tautan "Bukti pembayaran (PDF)".
- Kirim via Kasera: struk WhatsApp bisnis dapat menyertakan tombol atau tautan Bukti Pembayaran.
Dokumen dibuat ulang setiap kali dibuka, sehingga refund atau perubahan data pelanggan langsung terlihat. Transaksi yang di-refund atau dibatalkan diberi tanda sesuai statusnya. Bukti Pembayaran bukan faktur pajak, dan dokumen ini menyatakannya secara tertulis.
Booking yang dibayar penuh secara online dan tidak pernah di-checkout di POS tidak memiliki Bukti Pembayaran. Transaksi offline yang belum tersinkron juga belum memiliki tautannya.
Mencari dan mencetak ulang transaksi
- Buka daftar transaksi atau order.
- Cari berdasarkan tanggal, pelanggan, nomor transaksi, atau filter yang tersedia.
- Buka detail order dan periksa item serta pembayaran.
- Pilih bagikan atau cetak ulang struk jika dibutuhkan.
Booking dan walk-in pada detail transaksi
Tanggal pembayaran booking adalah tanggal uang diterima, dan deposit bisa dibayar beberapa hari sebelum kunjungan. Karena itu, detail transaksi untuk pembayaran booking (deposit, pelunasan online, atau kunjungan yang dibayar dengan paket) menampilkan kartu Booking di bagian atas:
- Tanggal dan jam kunjungan, status booking, serta jumlah tamu dan staf bila lebih dari satu.
- Jumlah yang sudah dibayar dibanding total booking dan sisanya, misalnya "Sudah dibayar Rp100.000 dari Rp250.000 · Sisa Rp150.000", atau Lunas, atau Dibayar dengan paket.
- Tanggal transaksi ditampilkan sebagai Dibayar pada, dan tautan Lihat booking membuka hari booking tersebut di kalender.
Detail transaksi walk-in yang berisi layanan menampilkan kartu Walk-in dengan tanggal, jam, dan durasi kunjungan. Dari halaman Transaksi, pilih Lihat di jadwal untuk membuka walk-in tersebut di kalender. Kartu yang sama tampil di aplikasi Kasera dan pada Transaksi Saya, tanpa tautan ke jadwal bagi stylist.
Stylist dan staf operasional juga dapat membuka transaksi yang mereka tangani sendiri dari halaman Transaksi Saya, lalu mencetak ulang atau mengirim ulang strukturnya, tanpa perlu akses pemilik atau manajer.
Menangani refund
Kasera tidak pernah mengirim refund pembayaran online secara otomatis. Setiap refund untuk pembayaran QRIS, kartu, atau Virtual Account harus dikirim sendiri oleh bisnis lewat transfer bank atau tunai — Kasera mencatat jumlah yang perlu dikembalikan dan membantu melacak status pengirimannya. Refund tunai tetap dicatat seperti biasa untuk kebutuhan pembukuan.
- Periksa metode dan status pembayaran sebelum memulai refund.
- Pastikan jumlah refund sesuai dengan kebijakan bisnis.
- Tinjau apakah produk perlu dikembalikan ke stok.
Melacak dan menandai refund yang sudah dikirim
Pemilik dan manajer cabang dapat membuka panel "Refunds to return to customers" pada halaman Transaksi untuk melihat seluruh refund pembayaran online yang masih perlu dikirim, lengkap dengan nama pelanggan, nomor referensi, tanggal tercatat, dan penanda terlambat setelah lebih dari tiga hari kerja. Refund yang sama juga tampil pada detail appointment terkait.
- Buka detail transaksi atau appointment yang refund-nya masih tertunda.
- Pilih tandai sudah dikirim, lalu isi metode (transfer atau tunai) dan nomor referensi bila ada.
- Pelanggan menerima WhatsApp atau email yang memberi tahu bahwa dana sudah dikirim.
- Bila refund belum ditandai terkirim lebih dari tiga hari kerja, pemilik menerima pengingat lewat email dan notifikasi aplikasi. Notifikasi ini dapat diatur dari Pengaturan → Notifikasi.
⚠️ Refund dan pembatalan berbeda
Membatalkan appointment tidak selalu mengembalikan pembayaran. Jika uang sudah diterima, periksa transaksi dan kirim refund secara manual sesuai proses di atas.
Menghapus transaksi
Pemilik dan manajer cabang (branch admin) dapat menghapus transaksi yang seharusnya tidak lagi tercatat di riwayat bisnis. Transaksi yang dihapus hilang dari seluruh tampilan yang terlihat bisnis: daftar transaksi, detail, laporan, ekspor, dan riwayat stylist yang terkait.
- Menghapus transaksi tidak mengembalikan dana ke pelanggan. Jika pelanggan perlu menerima kembali dananya, proses refund terlebih dahulu sebelum menghapus.
- Komisi yang terbentuk dari transaksi tersebut ikut dibatalkan. Transaksi yang komisinya sudah dibayarkan tidak dapat dihapus.
- Jika transaksi terhubung dengan appointment, keduanya dihapus bersamaan.
- Stok produk yang terjual pada transaksi selesai dikembalikan secara otomatis.
Transaksi yang dihapus tetap tersimpan di sisi Kasera dan dapat dipulihkan oleh tim Kasera bila diperlukan — hubungi halo@kasera.id jika transaksi terhapus secara tidak sengaja.
⚠️ Berbeda dari refund atau pembatalan
Menghapus transaksi mengeluarkannya dari riwayat bisnis, bukan mengembalikan dana. Pastikan transaksi memang perlu dihapus sebelum melanjutkan.
Lanjutkan membaca
Tidak menemukan jawaban yang dicari? Hubungi halo@kasera.id atau tim Kasera melalui WhatsApp (opens in a new tab).