Asisten Booking WhatsApp

Terima booking dan jawab pertanyaan pelanggan langsung dari chat WhatsApp bisnis, lalu ambil alih kapan pun diperlukan.

Untuk: Pemilik dan manajer
Tersedia di: Nomor WhatsApp bisnis dan dashboard web

Cara kerja asisten

Asisten Booking WhatsApp menjawab pesan yang masuk ke nomor WhatsApp bisnis dan menuntun pelanggan membuat booking tanpa perlu membuka aplikasi lain. Pelanggan cukup menulis dengan bahasa sehari-hari, dan asisten memahami maksudnya lalu menanyakan detail yang masih kurang.

Sebutan staf yang dipakai asisten menyesuaikan jenis bisnis secara otomatis, misalnya "pilih terapis" untuk spa atau "pilih barber" untuk barbershop, bukan selalu "stylist". Penyesuaian ini mengikuti jenis bisnis yang sudah diisi pada profil bisnis, tanpa perlu pengaturan tambahan.

Percakapan berjalan otomatis selama masih dalam alur yang didukung. Ketika ada pertanyaan di luar cakupan atau pelanggan meminta berbicara dengan orang, percakapan diteruskan ke kotak masuk agar tim bisa membalas sendiri.

Yang bisa dilakukan pelanggan

Membuat booking dengan menyebut layanan, stylist, tanggal, dan jam, baik satu per satu maupun dalam satu kalimat.
Memesan beberapa layanan sekaligus dalam satu kunjungan.
Memilih stylist terlebih dahulu, lalu melihat layanan yang bisa dikerjakan stylist tersebut.
Menanyakan jam buka, daftar layanan dan harga, alamat, serta ketersediaan stylist pada hari tertentu.
Mengisi data tambahan yang diwajibkan pada pengaturan booking, seperti email, Instagram, atau kolom khusus lainnya, sebelum ringkasan booking dikirim.
Menerima ringkasan dan konfirmasi sebelum booking dibuat.

Asisten membalas dalam bahasa yang dipakai pelanggan, Indonesia atau Inggris, dan menawarkan pilihan tanggal serta jam yang benar-benar tersedia sesuai jadwal stylist.

Setiap pesan pelanggan dibaca oleh model AI untuk memahami maksudnya, tanpa daftar kata kunci tertentu. Satu kata seperti "booking", "potong", atau "batal" sudah cukup, begitu pula satu kalimat lengkap berisi layanan, hari, dan jam. Beberapa hal yang perlu diketahui:

Jam boleh ditulis dengan berbagai cara, misalnya "15:00", "3 p.m.", atau cukup "11" saat asisten menanyakan jam.
Bila jam yang diketik pelanggan tidak tersedia, misalnya karena di luar jadwal slot bisnis, asisten menyebut dua jam terdekat yang masih kosong.
Saat pelanggan mengirim pesan teks, pesan tersebut ditandai sudah dibaca dan pelanggan melihat status "mengetik..." selama asisten menyiapkan balasan.
Ucapan terima kasih dibalas singkat, dan "ok" tidak memulai percakapan baru kecuali sebagai jawaban "ya" atas tawaran booking.
Bila asisten tidak yakin dengan maksud pesan, atau layanan AI sedang tidak tersedia, percakapan diteruskan ke tim alih-alih menebak.

Deposit dan pembatalan lewat WhatsApp

Untuk booking yang mewajibkan deposit, asisten menahan slot dan mengirim tautan pembayaran alih-alih langsung mengonfirmasi. Pesan konfirmasi baru dikirim setelah pembayaran diterima, sama seperti alur deposit pada portal booking.

Selama booking masih menunggu pembayaran deposit, pelanggan dapat membatalkannya cukup dengan membalas, misalnya "batalin aja" atau "batal". Asisten menutup tautan pembayaran, melepas slot yang ditahan, dan mengembalikan pemakaian promo atau poin pada booking itu. Bila ternyata pembayaran sudah masuk, booking tetap dikonfirmasi.

Ketika pelanggan meminta pembatalan atau jadwal ulang lewat chat, asisten menerapkan aturan yang sama dengan halaman kelola booking: batas jam pembatalan, batas jam dan batas satu kali jadwal ulang, serta refund deposit yang berlaku. Bila perubahan tidak diizinkan lagi, asisten tidak menawarkan konfirmasi dan langsung meneruskan percakapan ke tim. Pemilik menerima pemberitahuan setiap kali pelanggan membatalkan atau memindahkan booking lewat asisten. Aturannya diatur di Pembatalan dan jadwal ulang.

Asisten tidak membuat, memindahkan, atau membatalkan booking untuk bisnis yang langganannya terkunci atau tidak aktif; pesan pelanggan langsung diteruskan ke tim.

Mengikuti pengaturan booking online

Asisten mengikuti pengaturan booking online lokasi:

Booking online dimatikan: saat pelanggan ingin membuat booking baru atau menjadwalkan ulang, asisten langsung menyampaikan bahwa booking online sedang ditutup dan tim akan membalas di chat yang sama. Percakapan ditandai untuk tim. Pembatalan booking yang sudah ada tetap bisa dilakukan.
Penugasan staf otomatis: bila Pelanggan memilih stylist dimatikan pada bagian Pemilihan Stylist di pengaturan booking (sebutannya mengikuti jenis bisnis), asisten tidak menanyakan stylist dan menugaskan staf secara otomatis, tanpa biaya pilih staf. Aturan yang sama berlaku di halaman booking.

Mengambil alih percakapan

Setiap percakapan tetap terlihat di kotak masuk pada dashboard. Tim bisa membaca riwayat, membalas manual, dan mengambil alih kapan saja. Saat percakapan sudah ditangani orang, asisten berhenti membalas percakapan tersebut sampai dikembalikan.

Pertanyaan yang belum bisa dijawab otomatis, permintaan khusus, atau keluhan tetap diteruskan ke kotak masuk sehingga tidak ada pesan pelanggan yang terlewat.

Mengaktifkan asisten

Hubungkan nomor WhatsApp bisnis ke Kasera melalui proses koneksi resmi di pengaturan.
Aktifkan Booking Manager untuk nomor tersebut.
Pastikan layanan, stylist, jam kerja, dan harga sudah lengkap, karena semua jawaban asisten mengambil data dari katalog dan jadwal bisnis.

Fitur ini disiapkan per bisnis. Jika menu pengaturannya belum terlihat, hubungi Kasera untuk mengaktifkannya pada akun.

ℹ️ Data bisnis menentukan jawaban

Asisten hanya menyampaikan informasi dari data bisnis: layanan, harga, jam kerja, dan jadwal stylist. Menjaga data tetap lengkap membuat jawaban dan slot yang ditawarkan akurat.

Kuota dan kredit WhatsApp

Percakapan asisten adalah balasan atas pesan yang dikirim pelanggan lebih dulu. Balasan dalam jendela layanan 24 jam seperti ini saat ini tidak ditagih Meta, sehingga kredit yang sempat terpakai dikembalikan otomatis ke saldo — praktisnya, percakapan booking tidak memakai kuota. Aturan ini mengikuti ketentuan Meta yang berlaku dan dapat berubah.

Yang memakai kuota bulanan adalah pesan yang bisnis kirim lebih dulu: konfirmasi, pengingat, dan struk. Rincian kuota per paket, harga kredit tambahan, dan aturan pemakaiannya ada di Deposit, konfirmasi, dan WhatsApp; rincian paket ada di halaman Harga Kasera (opens in a new tab).

Sisa pesan dan status kuota bisa dipantau dari pengaturan WhatsApp, termasuk peringatan saat kuota hampir atau sudah habis.
Setelah kuota bulanan habis, bisnis dapat membeli kredit tambahan untuk melanjutkan pengiriman pesan.

Praktik yang disarankan

Lengkapi katalog layanan, harga, jam kerja, dan jadwal stylist sebelum mengarahkan pelanggan ke WhatsApp.
Pantau kotak masuk secara berkala untuk percakapan yang diteruskan ke tim.
Ambil alih percakapan untuk permintaan khusus, lalu biarkan asisten menangani alur booking standar.
Jaga saldo kredit tetap cukup agar konfirmasi dan pengingat tetap terkirim.

Lanjutkan membaca

Tidak menemukan jawaban yang dicari? Hubungi halo@kasera.id atau tim Kasera melalui WhatsApp (opens in a new tab).

Pembatalan dan jadwal ulang Spaces: ruang, bed, dan kursi