Mengelola appointment dan walk-in

Buat, ubah, pindahkan, batalkan, dan selesaikan appointment dari satu kalender.

Untuk: Pemilik, manajer, front desk, stylist, dan terapis
Tersedia di: Dashboard web dan aplikasi Kasera

Tampilan kalender

Kalender appointment memiliki tiga tampilan yang dapat dipilih dari ikon di kanan atas: bulanan, mingguan, dan mingguan per jam. Tampilan mingguan per jam menyusun tiap hari dalam satu minggu sebagai kolom dan jam sebagai baris, sehingga appointment dan walk-in tergambar sesuai jam mulai dan durasi aslinya. Tampilan ini memudahkan melihat jam sibuk, jam kosong, dan appointment yang berurutan tanpa jeda dalam satu hari, sesuatu yang tidak terlihat pada tampilan mingguan biasa.

Menyaring status dan walk-in

Filter status pada kalender appointment dapat memilih beberapa status sekaligus, misalnya Akan Datang dan Selesai bersamaan, bukan hanya satu status pada satu waktu. Memilih "Semua Status" mengosongkan pilihan dan kembali menampilkan seluruh status. Stylist yang menyaring appointment miliknya sendiri mendapat perilaku yang sama dengan pemilik atau manajer yang menyaring jadwal seluruh lokasi.

Sakelar walk-in pada baris filter menampilkan atau menyembunyikan transaksi walk-in dari POS di tampilan kalender, tampilan per jam, dan daftar sekaligus, tanpa mengubah data appointment itu sendiri. Pada aplikasi Kasera, status yang dipilih dan posisi sakelar walk-in tetap tersimpan meski aplikasi ditutup dan dibuka kembali.

Membuat appointment dari dashboard

Buka kalender appointment dan pilih tanggal atau tombol tambah appointment.
Pilih pelanggan yang sudah ada atau tambahkan pelanggan baru.
Tambahkan layanan, jumlah, dan staf yang mengerjakan.
Pilih waktu yang masih tersedia dan periksa durasi total.
Simpan appointment, lalu kirim konfirmasi jika kanal tersebut tersedia.

Menambahkan appointment lewat tempel teks

Sebagai cara lain membuat appointment, teks seperti pesan WhatsApp pelanggan (nama, layanan, dan waktu yang diminta) dapat ditempelkan langsung ke Kasera. Kasera membaca teks tersebut dan menyiapkan draf appointment untuk diperiksa dan dilengkapi — termasuk memilih staf, karena satu staf tetap harus ditetapkan sebelum draf disimpan — sehingga permintaan booking lewat chat tidak perlu diketik ulang satu per satu.

Mengubah appointment

Reschedule ke tanggal atau jam lain yang masih tersedia
Mengganti pelanggan yang terhubung ke transaksi jika diperlukan
Menambah atau mengubah layanan sebelum checkout
Menetapkan staf berbeda untuk masing-masing item layanan yang didukung
Membatalkan appointment sesuai kebijakan bisnis
Menandai no-show untuk menjaga riwayat kehadiran yang akurat

Mencatat pelanggan walk-in

Walk-in dapat dibuat dari kalender atau langsung diproses melalui POS. Jika kunjungan perlu menempati waktu dan staf tertentu, catat sebagai appointment walk-in agar kalender tetap mencerminkan beban kerja aktual.

Jika pelanggan langsung membayar tanpa membutuhkan blok waktu, transaksi dapat dibuat dari POS dan tetap masuk ke riwayat pelanggan serta laporan.

Menyelesaikan appointment

Saat layanan selesai, buka detail appointment dan lanjutkan ke checkout. Kasera membawa layanan, pelanggan, staf, dan deposit yang sudah terkait ke transaksi sehingga front desk hanya perlu memeriksa item, menambahkan produk atau diskon, lalu memilih pembayaran.

No-show otomatis

Appointment berstatus mendatang yang tanggalnya sudah lewat dan tidak pernah dilanjutkan ke checkout akan otomatis ditandai sebagai no-show melalui pemeriksaan harian. Appointment pada hari yang sama tidak pernah diubah, sehingga checkout yang terlambat tetap bisa dilakukan. No-show juga tetap dapat ditandai atau dikoreksi manual kapan saja dari detail appointment.

Menghapus appointment

Pemilik dan manajer cabang (branch admin) dapat menghapus appointment yang seharusnya tidak lagi tercatat di kalender atau riwayat bisnis. Appointment yang dihapus hilang dari kalender, riwayat pelanggan, dan laporan.

Jika appointment sudah terhubung dengan transaksi yang dibayar, kedua sisi dihapus bersamaan dan komisi yang terbentuk ikut dibatalkan.
Menghapus appointment tidak mengembalikan dana yang sudah diterima. Proses refund terlebih dahulu jika pelanggan perlu menerima kembali dananya.
Appointment yang komisinya sudah dibayarkan tidak dapat dihapus.

Appointment yang dihapus tetap tersimpan di sisi Kasera dan dapat dipulihkan oleh tim Kasera bila diperlukan — hubungi halo@kasera.id jika appointment terhapus secara tidak sengaja.

Lanjutkan membaca

Tidak menemukan jawaban yang dicari? Hubungi halo@kasera.id atau tim Kasera melalui WhatsApp (opens in a new tab).

Ketersediaan, jam kerja, dan hari tutup Deposit, konfirmasi, dan WhatsApp