Profil dan riwayat pelanggan

Simpan detail kontak, catatan, appointment, transaksi, loyalti, dan paket dalam satu profil.

Untuk: Pemilik, manajer, front desk, stylist, dan terapis
Tersedia di: Dashboard web dan aplikasi Kasera

Informasi dalam profil pelanggan

Nama, nomor telepon, email, dan informasi kontak
Tanggal lahir (opsional)
Bahasa notifikasi (Bahasa Indonesia atau English), pada bisnis yang mengaktifkan pilihan ini
Riwayat appointment, walk-in, transaksi, dan redemption
Catatan tim dengan lampiran foto atau PDF
Saldo atau riwayat loyalti
Paket layanan yang aktif serta sisa penggunaan

Riwayat Kunjungan dan Pembayaran

Riwayat pada profil pelanggan dibagi menjadi dua tab:

Kunjungan berisi appointment dan walk-in pelanggan, yang sudah lewat maupun yang akan datang.
Pembayaran berisi setiap uang yang diterima dari pelanggan, masing-masing dengan label jenisnya: DP untuk deposit booking, Pelunasan untuk sisa pembayaran booking, Pembayaran lunas untuk pembayaran penuh sekaligus, dan Refund untuk uang yang dikembalikan. Refund pembayaran online yang belum dikirim ke pelanggan ditandai Refund belum dikirim.

Dengan tab Pembayaran, deposit dan pelunasan untuk satu booking terlihat sebagai dua pembayaran terpisah, sehingga mudah dicocokkan ketika pelanggan bertanya berapa yang sudah dibayar.

Tanggal lahir dan filter ulang tahun

Tanggal lahir pelanggan dapat diisi dari profil pelanggan dan bersifat opsional. Di daftar pelanggan, filter Ulang tahun menampilkan pelanggan yang berulang tahun hari ini atau pada bulan tertentu, misalnya untuk mengirim ucapan atau promo ulang tahun. Filter dan urutan daftar pelanggan diatur dari satu tombol filter, dan Hapus filter mengembalikan daftar ke tampilan awal.

Saat mengimpor data pelanggan lama, tanggal lahir dengan format hari/bulan/tahun (misalnya 31/12/1990) maupun format tanggal Excel dapat dibaca.

Menambah dan menemukan pelanggan

Pelanggan dapat dibuat saat booking, dari daftar pelanggan, atau langsung dari POS. Sebelum membuat profil baru, cari nomor telepon atau nama pelanggan untuk mengurangi duplikasi.

Bisnis dengan data lama dapat menggunakan impor yang tersedia untuk memindahkan daftar pelanggan dalam jumlah besar.

Daftar pelanggan dapat diekspor ke file xlsx dari daftar pelanggan. Selain data kontak, file ekspor turut mencantumkan paket layanan yang masih aktif dan status program loyalti tiap pelanggan, sehingga tetap terbaca meski file dibuka di luar Kasera. Pelanggan tanpa paket atau loyalti aktif tampil dengan kolom tersebut kosong.

Bahasa notifikasi pelanggan

Pemilik dapat mengaktifkan pilihan bahasa notifikasi dari pengaturan Notifikasi. Pengaturan ini nonaktif secara default, sehingga bisnis yang tidak mengaktifkannya tidak mengalami perubahan apa pun — seluruh notifikasi tetap terkirim dalam Bahasa Indonesia.

Setelah aktif, pelanggan dapat memilih Bahasa Indonesia (default) atau English saat mengisi detail booking, dan pilihan tersebut tersimpan pada profilnya untuk seluruh pesan WhatsApp dan email berikutnya. Tim juga dapat mengubah pilihan ini langsung dari profil pelanggan.

Siapa yang dapat mengubah profil pelanggan

Pemilik, manajer, dan staf operasional atau kasir dapat mengubah data kontak pelanggan, misalnya memperbaiki nama atau nomor telepon yang salah ketik, langsung dari counter tanpa perlu meminta akses pemilik atau manajer. Stylist dan terapis hanya dapat melihat profil pelanggan. Menghapus profil pelanggan tetap hanya dapat dilakukan oleh pemilik atau manajer.

Pada paket Professional dan Flagship, pemilik dapat menyembunyikan nomor telepon dan email pelanggan dari stylist atau kasir di lokasi tertentu lewat Akses Tim. Anggota tim yang dibatasi tetap melihat nama dan riwayat pelanggan, tetapi tanpa kontaknya.

Menggunakan catatan pelanggan

Catat preferensi layanan atau kebutuhan yang perlu diketahui tim.
Gunakan foto hanya jika relevan dan sudah mendapat persetujuan yang diperlukan.
Hindari menyimpan informasi sensitif yang tidak dibutuhkan untuk pelayanan.
Periksa catatan offline yang masih menunggu sinkronisasi sebelum membuat salinan baru.

Melampirkan foto dan PDF

Catatan pelanggan dapat berisi foto maupun file PDF, misalnya formulir persetujuan atau surat dokter. Pilih Tambah foto atau PDF di dashboard web, atau Pilih PDF saat menambah lampiran catatan di aplikasi Kasera.

Foto berformat JPG, PNG, atau WEBP dengan ukuran maksimal 8 MB per foto.
PDF maksimal 10 MB per file.
Satu catatan maksimal berisi 10 lampiran dengan total ukuran maksimal 12 MB. Kirim sisanya di catatan lain.

PDF tampil sebagai kartu file dengan nama aslinya dan terbuka di tab baru atau aplikasi pembaca PDF. Lampiran PDF disimpan secara privat seperti foto.

Menyembunyikan catatan atau lampiran

Catatan pelanggan tidak dapat diubah atau dihapus. Bila sebuah catatan berisi teks yang salah atau sensitif, atau sebuah foto tersimpan pada pelanggan yang salah, pemilik, admin, atau manajer cabang dapat menyembunyikannya:

Buka profil pelanggan, lalu pilih Sembunyikan pada catatan yang dimaksud.
Pada Yang disembunyikan, pilih Seluruh catatan atau satu lampiran saja.
Isi Alasan (wajib), lalu simpan.

Catatan atau lampiran yang disembunyikan hilang dari profil pelanggan untuk semua orang di setiap lokasi, termasuk lokasi lain yang memakai data pelanggan bersama, dan tidak ikut dalam ekspor pelanggan. Isinya tetap tersimpan beserta nama yang menyembunyikan, waktu, dan alasannya. Fitur ini tersedia di dashboard web dan aplikasi Kasera.

⚠️ Jaga privasi pelanggan

Akses profil pelanggan diberikan berdasarkan peran. Gunakan data hanya untuk keperluan operasional bisnis dan patuhi kebijakan privasi serta persetujuan yang berlaku.

Lanjutkan membaca

Tidak menemukan jawaban yang dicari? Hubungi halo@kasera.id atau tim Kasera melalui WhatsApp (opens in a new tab).

Tip digital untuk stylist Program loyalitas: stempel dan poin